Pour gérer en toute sécurité son entreprise, il est nécessaire d’avoir quelques outils de gestion pour ne pas partir à l’aventure.

Selon le statut fiscal (micro-BNC ou déclaration contrôlée), les obligations comptables seront différentes.

La tenue des documents comptables

Quelques généralités

Le bénéfice imposable dans la catégorie des BNC est constitué par l’excédent des recettes totales sur les dépenses nécessitées par l’exercice de la profession.

L’imposition du résultat se réalise obligatoirement par année civile.

Deux méthodes de comptabilité peuvent être choisies :

  • Une comptabilité de trésorerie qui est la plus fréquemment retenue,
  • Une comptabilité de type commercial dans laquelle les honoraires acquis mais non encore encaissés ainsi que les dépenses engagées mais non encore réglées, sont incorporées pour le calcul du bénéfice (impossible en micro-BNC).

Le livre-journal

Il doit être tenu sans blanc ni rature, et doit offrir des garanties suffisantes de sincérité.

Les comptabilités tenues sur informatique (notamment logiciels comptables) doivent impérativement présenter les mêmes caractéristiques (conserver les manuels et les documents techniques). A compter du 1er janvier 2018, vous devrez détenir une attestation individuelle de l’éditeur de votre logiciel, ou bien un document certifiant que logiciel ou système de caisse saitisfait des conditions spécifiques d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données, et prévoit un accès de l'Administration aux données enregistrées. En cas de contrôle fiscal, vous êtes aussi tenu de présenter au vérificateur un fichier des écritures comptables (FEC) respectant les normes figurant dans le Livre des procédures fiscales.

Le livre-journal manuel se présente sous la forme d’un document relié.

Ce document qui n’a pas à être côté et paraphé doit :

  • Etre servi au jour le jour, dans l’ordre chronologique des opérations ; 
  • Présenter le détail des recettes et dépenses professionnelles ;

Si vous êtes adhérent d'une AGA (Association de gestion agréée), vous devez aussi y enregistrer tous les mouvements patrimoniaux privés.  Afin de respecter vos obligations, vous devez également avoir un livre-journal des recettes et des dépenses conforme à la nomenclature comptable des professions libérales et de préférence utiliser un compte bancaire (ou postal) réservé à votre activité professionnelle.

Le registre des immobilisations et amortissements

La tenue de ce registre a pour objectif de définir précisément les biens affectés au patrimoine professionnel en matière fiscale.

En effet, seuls ces biens pourront donner lieu à déduction des charges liées à leur propriété (taxe foncière, amortissement, emprunt…).

Leur sortie du patrimoine professionnelle devra être accompagnée du calcul de la plus ou moins value qui en résulte. La tenue permet également le calcul de la dépréciation annuelle des biens qui y sont inscrits, cette dépréciation est constatée par voie d’amortissement.

Quelques outils de gestion

Pour vous aider dans votre installation ou dans le suivi de votre activité libérale, vous pourrez également faire un Budget Prévisionnel de votre trésorerie sur 1, 2, ou 3 ans.

Le budget prévisionnel doit enregistrer toutes les catégories de dépenses que vous aurez. Pour vous aider à savoir si vous avez pensé à toutes les dépenses, vous pouvez vous aider du plan général comptable.

Suivant votre projet, il est intéressant de le faire sur 3 ans, notamment quand vous vous installez car vous paierez un certain nombre de charges « au forfait » et donc vous pourrez mieux voir si vous correspondez aux moyennes ou si vous les dépassez ou non.

Le budget prévisionnel vous permet également de projeter des dépenses exceptionnelles.

Grâce à ce budget prévisionnel, vous pourrez optimiser un Plan de Financement de vos projets (achats extraordinaires, investissement immobilier…).

Vous pourrez vous projeter sur un long terme et voir ainsi quelles sont vos marges de manœuvres, ce que vous devez faire pour arriver à réaliser vos projets.

Au fur et à mesure des mois, vous pourrez établir un Compte de Résultat mois par mois, puis un compte de résultat à l’année.

Votre compte de résultat devra être comparé avec votre budget prévisionnel de la même année afin de permettre les réajustements nécessaires pour que votre budget prévisionnel de trésorerie soit le plus sincère possible avec la réalité.

Avec le compte de résultat, vous définirez votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Le Besoin en Fonds de Roulement représente le décalage de trésorerie provenant de l'activité courante de l'entreprise (l'exploitation). En effet, les clients peuvent payer à l'avance ou avec un délai qui leur est accordé. Les fournisseurs ne sont pas toujours payés au moment de la livraison mais parfois plus tard. En résumé, le besoin en fonds de roulement résulte des décalages entre les décaissements et encaissements des flux liés à l'activité de l'entreprise et est donc contingent de l'activité de celle-ci. Le besoin en fonds de roulement peut être appelé également « ressource en fonds de roulement » lorsqu'il est négatif. Le besoin de financement correspond à l'excédent des emplois (réels) d’investissement de l’exercice sur les ressources (réelles) d’investissement de l’exercice, hors endettement à long et moyen terme. Pour vous aider à la préparation de ces documents comptables, vous pouvez assister à des formations professionnelles dont certaines peuvent être dispensées par les AGA.(Association de gestion agréée).